Кто такой проектный менеджер и что он делает
Проектный менеджер (project manager, или проджект) — это специалист, который руководит реализацией конкретного проекта от его старта до завершения. Он отвечает за то, чтобы продукт был готов вовремя, уложился в выделенный бюджет и соответствовал всем требованиям заказчика.
Чаще всего профессия востребована в сферах ИТ, маркетинга, строительства и событийной индустрии.
Основная задача проектного менеджера — организовать работу команды и выстроить процесс так, чтобы все участники проекта работали слаженно и понимали свои задачи. Проджект составляет план работы, распределяет задачи между сотрудниками, следит за сроками выполнения и контролирует общий прогресс проекта.
Также он постоянно взаимодействует с заказчиком или руководством: обсуждает требования, сообщает о текущем статусе работы, согласовывает изменения и помогает решать возникающие проблемы. Если в проекте появляются задержки, нехватка ресурсов или меняются требования, именно проджект ищет решение и корректирует план работы.
По сути, проектный менеджер — это человек, который соединяет команду, задачи, сроки и цели проекта в единую систему и отвечает за конечный результат.
1. Важно не то, что ты сказал, а то, как тебя услышали
Основную часть рабочего времени проектный менеджер тратит на коммуникации, и здесь важно уметь донести именно то, что вы хотите сказать. Необходимо учитывать, что человек воспринимает услышанное через призму собственных эмоция и уровня сознания.
Любое задание выполняется после прохождения цепочки «услышал – понял – сделал». И на любом из этих шагов может произойти искажение. Армейская аксиома: «Приказ, который может быть неправильно понят, понимается неправильно». Поэтому в армии после отдачи приказа принято требовать его проверять: «Повторите приказ!»
В обычной жизни другие правила общения, но все равно необходимо убедиться, что партнеры и собеседники правильно вас поняли. В этом случае вероятность успешного выполнения заданий и проекта в целом проекта сильно повышается.
2. Лучше спросить, и показаться дураком, чем не спросить, и оказаться сволочью
Одно из золотых правил коммуникаций Оргкомитета «Сочи 2014». Общение, общение и еще раз общение. Люди хотят говорить, люди готовы говорить, люди только и ждут, чтобы их спросили. Правильно спросили. И надо их обязательно спрашивать.
Не бойтесь и не пренебрегайте уточнять, спрашивать и переспрашивать, если действительно чего-то не понимаете.
В проектной команде поддерживайте атмосферу открытости, чтобы участники проекта чувствовали себя свободными обратиться к вам за уточнениями и разъяснениями заданий или целей проекта.
3. Проектный менеджер регулярно информирует заинтересованных лиц и делает это первым
Совместная работа требует налаженной, полновесной коммуникации и наличия системы раннего предупреждения. Руководитель проекта должен держать своих партнеров в курсе происходящего и должен быть первым, от кого они получают сведения и изменения плана. С партнерами необходимо консультироваться до того, как события уже произойдут, даже если их участие в проекте незначительно. Руководитель проекта, который огорошивает своих партнеров, потеряет свою репутацию и будет рассматриваться как нечестный (находящийся вне системы).
Во многих компаниях есть правило для руководителя проектов «No surprises» («Нет сюрпризам!»). Это означает, что руководитель не должен сталкиваться с неожиданностью из-за того, что его не проинформировал проектный менеджер.
4. Люди — разные. Их нужно стремиться понять
У каждого своя картина мира. Свой жизненный опыт. Свои представления о прекрасном. И когда вы сталкиваетесь с сопротивлением, присмотритесь – чаще всего люди действуют не со зла, а исходя из того, что им кажется правильным и нужным. Старайтесь понимать, почему человек делает то, что делает. Часто самые прочные стены строятся не из камня и бетона, а из непонимания.
Но можно идти и другим путем. Помните, как в диалоге с Чеширским котом: «Как тебя понимать? – Понимать меня не обязательно. Обязательно любить и кормить вовремя».
5. Руководитель проекта должен знать мотивацию участников проекта
Руководитель проекта должен знать мотивацию участников проекта, то есть их систему премирования и штрафов, их регламенты и другие компоненты культуры компаний.
Понимание мотивации – ключ к эффективному управлению командой проекта. Команда ценна тем, что позволяет добиться результата, которого, как правило, не под силу достичь поодиночке никому из ее членов. Чтобы собрать действительно успешную команду, руководителю проекта важно знать и понимать, чем живут участники проекта, к чему стремятся, что является той самой кнопкой, которая включает и вовлекает человека в проект, заставляет занимать активную позицию, а не обреченно бормотать «часть команды, часть корабля, часть команды, часть корабля...»
- Каждый член команды должен знать, что ему будет, если на проекте будут получены необходимые результаты.
- Каждый член команды должен знать, что ему будет, если необходимые результаты на проекте получены не будут.
- Проектный менеджер тоже это должен знать и доносить до участников, если они вдруг забудут.
6. Рабочее время персонала очень ценно
Ваша задача оградить персонал от ненужной работы. Вы должны быть внимательны как менеджер, понимающий значение других людей и ценящий их время (то есть поручаемая работа и организуемые совещания должны быть действительно необходимы). Там, где это возможно, вы должны оградить персонал от ненужной работы (например, можно игнорировать некоторые запросы или их инициатору можно направлять отказ).
Опытный менеджер проекта отличается от новичка тем, что тратит определенное время и усилия, что избавить проектную команду от еще большей траты времени и усилий на работу, которую можно не делать, или помогает выполнить ее более эффективным способом. Одна из основных задач проектного менеджера заключается в том, чтобы обеспечить поддержку членам проектной команды в создании результатов проекта. Это правильная гемба. Подробнее очень рекомендуем обратиться к трудам Масааки Имаи и Владимира Ананьина по организации систем управления.
7. Мы работаем на результат. Единое понимание результата — ключ к успеху проекта
Как правило, результаты проекта, продукт проекта служат достижению вполне определенных бизнес-целей. Проектный менеджер должен как можно раньше постараться понять действительную потребность заказчика, цель проекта, «увидеть» этот самый конечный продукт проекта. Одна из основных задач проектного менеджера, можно сказать, его роль и миссия – это понимание цели и результатов проекта, и организация работы по достижению этих результатов. Результаты должны быть ПРОВЕРЯЕМЫ, то, что в английском языке выражается термином «deliverables». На русский язык этот термин сложно перевести однозначно, самый близкий аналог – «материальный конечный продукт». Проектный менеджер должен организовать получение этих конечных продуктов. К сожалению, на практике значительное количество проектов испытывают сложности или даже проваливаются по причине различного понимания целей и результатов проекта его участниками и заинтересованными сторонами.
8. Неудачи — это извлеченные уроки на будущее
Думайте, что неудачи – это выученные на будущее уроки. Иногда правильно думать, что это только выученные уроки. Старайтесь повторять их во время работы.
Данное правило применимо практически ко всем сторонам нашей жизни, также выражается известными афоризмами «все, что нас не убивает, делает нас сильнее» и «тот не ошибается, кто ничего не делает». Не бойтесь ошибок, но прикладывайте усилия, чтобы их не совершать. Делайте выводы из своих ошибок.
9. Не следует считать, что вы знаете, почему руководство принимает то или иное решение
Не следует предполагать, будто вы знаете, почему высшее руководство предпринимает нечто. Если вы чувствуете, что должны это знать, спросите. Вы получите неожиданные ответы, которые скорее всего вас удивят.
Как писал Генри Минцберг, каждый руководитель – это «нервный центр» своего подразделения. Каждый из специалистов внутри подразделения, как правило, понимает в своем деле куда больше, чем менеджер, но только последний в силу того, что он связан со всеми остальными сотрудниками и с другими руководителями, владеет ситуацией в целом. Спрашивайте его, если сомневаетесь.
10. Проектный менеджер всегда должен быть готов объяснить принятые решения
Проект – это создание нового, что практически всегда означает принятие специфичных, уникальных или нестандартных решений. Будьте готовы к тому, что вас обязательно и неоднократно будут спрашивать, почему были приняты те или иные решения. Почему выбрали именно такой подход к реализации проекта? Именно с этим подрядчиком? Именно с этой технологией? Именно на этом оборудовании? Почему все именно так, а не иначе? Нужно уметь отвечать, вежливо, убедительно, аргументировано. Обеспечьте прозрачность принятия решений по проекту. Фиксируйте результаты встреч и договоренностей. Ведите протоколы. В целом позаботьтесь о наличии оснований принятия решений и подтверждающих документов.
Правила проектного менеджера: частые вопросы
Какие методологии управления проектами существуют?
Waterfall (каскадная модель)
Проект выполняется последовательно по этапам: требования → проектирование → разработка → тестирование → внедрение. Изменения по ходу работ нежелательны. Подходит для проектов с четко зафиксированными требованиями и низкой неопределенностью.
Agile (гибкий подход)
Подход, основанный на итеративной разработке и постоянной обратной связи. Требования могут меняться в процессе, а результат создается постепенно. Хорошо подходит для динамичных проектов, особенно в ИТ и продуктовой разработке.
Scrum (от англ. scrum — «схватка»)
Фреймворк в рамках гибкого подхода, где работа разбивается на короткие циклы (спринты). Есть роли (владелец продукта, команда) и регулярные встречи. Используется для управления сложной разработкой с частыми изменениями.
Канбан (в переводе с японского — «вывеска», «рекламный щит» или «сигнальная карточка»)
Метод управления потоком задач с помощью визуальной доски. Основной акцент — ограничение незавершенной работы и непрерывное улучшение потока. Подходит для поддержки и операционных процессов.
PRINCE2 (Projects In Controlled Environments — проекты в контролируемых средах)
Структурированная методология с сильным контролем, документированием и управлением по стадиям. Каждый проект имеет бизнес-обоснование и четкие роли. Часто используется в государственных и крупных корпоративных проектах.
Lean (бережливое управление)
Подход, направленный на устранение потерь и максимизацию ценности для клиента. Фокус на оптимизации процессов, сокращении лишних действий и повышении эффективности.
Шесть сигм (англ. six sigma)
Методология улучшения процессов через снижение дефектов и вариативности. Основана на статистике и строгом анализе данных. Часто используется в производстве и операционном управлении.
Какие принципы лежат в основе управления проектами?
Принципы управления проектами — это базовые правила и ориентиры, которые помогают довести проект от идеи до успешного результата. Они направлены на создание ценности, минимизацию рисков и эффективное распределение ресурсов.
- Фокус на ценности. Главная цель проекта — принести реальную пользу бизнесу или клиенту и уложиться в дедлайн.
- Ответственное лидерство. Руководитель проекта должен мотивировать команду, проявлять эмпатию, выстраивать доверие и принимать решения с учетом всех заинтересованных сторон.
- Адаптация под окружение. Каждый проект уникален. Выбирайте методологию в зависимости от специфики задачи.
- Качество по умолчанию. Проверка качества должна быть встроена на всех этапах работы.
- Управление рисками. Проактивный подход к поиску угроз и возможностей позволяет избежать срывов бюджета и сроков.
- Прозрачность. Все участники процесса должны иметь доступ к актуальной информации о статусе, чтобы быстро реагировать на изменения.
Кратко
Ключевое для проектного менеджера — это эффективная коммуникация: важно добиваться точного понимания задач, регулярно информировать участников и не бояться уточнять. Необходимо учитывать различия в людях, понимать их мотивацию и выстраивать открытую рабочую среду.
Успех проекта зависит от четкого и общего понимания конечного результата, а также от умения менеджера бережно управлять временем команды и устранять лишнюю работу. Важную роль играет способность учиться на ошибках, задавать вопросы руководству и обеспечивать прозрачность и обоснованность всех принимаемых решений.
Материалы по теме:
Если вы хотите узнать больше о том, как управлять проектами, операционными процессами, продуктами, командами и компаниями в любых условиях, выбирайте одну из программ Школы управления СКОЛКОВО.
Редактор, Школа управления СКОЛКОВО