Какие этапы управления проектами существуют?
В жизненном цикле проекта выделяют пять этапов управления проектом: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и завершение.
Важно, что «планирование-выполнение-контроль» — это не единовременные действия, а постоянно повторяемые.
Именно поэтому не стоит называть называть этап реализации проекта «Планирование». Это подразумевает, что один раз спланировали, и все хорошо.
Здесь действует логика другая — мы планируем, реализуем наш план, смотрим, что получилось, перепланируем и идем по новой.
Каковы отличия проектного менеджмента от традиционных подходов?
Зависит от того, что считать традиционными подходами, но в целом проектное управление характеризуется тем, что проект — это форма командной работы для создания сложного уникального продукта в условиях ограничений (по времени, ресурсам и проч.)
Что можно выделить как важные признаки проектного подхода:
- На каждом проекте складывается своя оргструктура, свои роли. То есть для каждого нового проекта заново осуществляется распределение функций, полномочий и ответственности. И, например, директор департамента в одном проекте может быть куратором, в другом — руководителем проекта, а в третьем — членом рабочей группы.
- Проработка и реализация проекта ведется поэтапно. В этом, например, существенное отличие от процессного подхода — там все «правила игры» фиксируются еще до запуска процесса.
- Основной акцент делается на планирование. Строятся «модели будущего» по разным аспектам (сроки, затраты, и проч.).
- Личная ответственность членов проектной команды закрепляется под определенные задачи и контрольные точки, разработанные в планах.
- Проводится постоянный контроль хода реализации проекта.
Что должен знать и уметь project manager?
Есть целый ряд моделей компетенций, которые определяют, что должен знать и уметь руководитель проекта.
Есть и международные модели, и российские, в рамках импортозамещения можно рекомендовать модель ПМ Стандарт.
Еще как вариант — модель компетенций руководителя проекта, по которой проводится конкурс.
Топ-10 скиллов project manager’а
Списки будут различаться в зависимости от специфики и окружения проекта.
Хороший список дает модель компетенций конкурса.
На каких стадиях без менеджмента проектной деятельности не обойтись?
Проектное управление необходимо, когда вы сталкиваетесь с чем-то, что не может быть решено стандартными управленческими подходами.
Три критерия, по которым обычно определяют деятельность, как требующую применения проектного подхода:
Сложность. Мы делаем что-то сложное, требующее коллективной скоординированной работы группы людей
Уникальность. Мы делаем что-то что раньше не делали или не делали в таких условиях
Ограничения. Мы действуем в условиях выставленных ограничений и требований. Их может быть много, например, на Олимпиаде в Сочи после подсчета получилось около 3 тысяч требований. Но одно есть всегда — ограничение по срокам. Если нам не нужно сделать что-то в условиях ограничений, то и проектное управление нам не нужно
Конечно, в этих критериях есть существенная доля субъективности — то, что для одной команды сложно и уникально, для другой — типовая работа.
Например, для команды, которая уже организовала 15 конференций, провести 16-ю — просто и тривиально. Для тех, кто делает это в первый раз, — сложно и уникально.
Поэтому в организациях обычно прописывают некоторую границу, выше которой необходимо внедрять проектное управление.
Пример для небольшой организации
Какая модель системы менеджмента больше всего импонирует и почему?
Если вопрос про системы управления проектами или, иными словами, методологии управления проектами, то из иностранных можно рекомендовать PRINCE2.
Из российских — Трехуровневая Российская Система управления проектами (РИМ-III).
Как грамотно организовать работу команды на проекте?
Кратко ответить на этот вопрос не просто. В мире существуют сотни моделей командной работы.
Грамотно оформленная подборка на английском есть здесь и на русском — здесь.
Импонирует модель, выработанная компанией Google в рамках проекта Аристотель. Они искали ответ на вопрос: «Что делает команду эффективной в Google?». Исследование длилось более двух лет, проанализировали более 180 команд, провели более 250 интервью.
Результаты отлично показаны на иллюстрации — сделайте так же, и будет эффективная команда:
Как минимизировать риски при планировании?
Можно выделить следующие типовые проблемы:
- Пробелы в содержании проекта. Пропущенные требования, внезапно выявленные на поздних этапах. проекта.
- Ошибки в оценке длительности работ. Неэффективные процессы анализа, оценки и прогноза сроков.
- Ошибки в оценке сложности работ. Слишком оптимистичные оценки сложности работ. Работы, оцениваемые как простые, в реальности гораздо сложнее.
- Ошибки в оценке необходимых ресурсов. Слишком оптимистичная оценка.
Список можно продолжать, поскольку планов по разным аспектам проекта может быть много.
При этом лечение для всех этих рисков примерно одинаковое:
- пилотирование (создание минимально жизнеспособной версии продукта) как можно раньше по ходу проекта
- включение в план работ исследовательских задач, связанных с уточнением оценок
- работа итерациями – развитие пилота и получение «по кусочкам» все более и более функционального решения
- привлечение экспертов, хорошо знакомых с тематикой
- ознакомление с опытом других аналогичных проектов («бизнес-туризм»)
Что делать, если заказчик неожиданно изменил вводные? Стоит ли пытаться защитить почти готовый проект?
Ответ зависит от того, в какой парадигме вы работаете.
Если вы работаете по Agile, то изменение требований, как нам говорит Agile-манифест, следует только приветствовать! Надо просто включить новые вводные от заказчика в бэклог и отработать по процессу.
Если вы работаете в парадигме классического проектного управления, то необходимо пройти по процедуре управления изменениями, то есть нужно пройти ряд шагов:
Необходимо проанализировать, как предлагаемое заказчиком изменение влияет на ограничения проекта (сроки, ресурсы, затраты, …). Например, новые вводные потребуют двух дополнительных недель работы и привлечения высокооплачиваемого специалиста.
Если новые вводные влияют на ограничения, то готовится запрос на изменение (ЗнИ). Он включает информацию: что меняется, какими были прежние значения параметров проекта, какими будут новые значения, и обоснование, почему изменение необходимо
ЗнИ согласуется и утверждается ключевыми участниками
И вот только тогда вводные от заказчика берутся в работу.
Вот пример шаблона запроса на изменение:
Если же этих телодвижений не проводить, то можно прийти к одной из самых распространенных проблем проектов — «расползанию содержания проекта» (англ. scope creep).
Прямой путь к провалу…
***
Если вы хотите научиться применять все инструменты менеджмента проектной деятельности, приходите на программу Школы управления СКОЛКОВО «Управление проектами: как правильно делать правильные вещи».
