Игры в Сочи в 2014 году — один из наиболее масштабных проектов в истории современной России. Зимние игры предстояло провести в субтропиках, в городе, где на момент победы российской заявки, не было достаточной спортивной инфраструктуры, а уровень имеющегося сервиса можно было описать словами Довлатова «Это еще не сервис, но уже не хамство».
Ключевой операционной задачей команды Оргкомитета было создание идеально налаженного механизма, работающего от момента, когда потенциальный зритель узнает о спортивном событии, до дня, когда он уедет после соревнований c позитивными эмоциями. Необходимо было отработать все детали сервиса на каждом из 152 этапов, которые находились в поле ответственности команды. Организаторы должны были решить огромное количество вопросов от медицины, питания, транспорта участников до улучшения городской среды Большого Сочи.
В проектной работе, как и в спорте, очень важны правила игры. Правила вносят ясность в процесс и взаимодействие, отвечая на вопрос: «Как мы работаем?». Необходимо заранее определить рамки и придерживаться их, чтобы механизм проектной команды работал более слаженно. Вот некоторые из принципов, использовавшихся сотрудниками Оргкомитета «Сочи-2014» и которыми Марина Починок поделилась в своей лекции со студентами СКОЛКОВО MBA:
Соблюдение сроков — дело чести и достоинства. Если ты «подписался» под сроками выполнения задачи — их нужно придерживаться. Перед принятием решения о сроках ты можешь с ними не согласиться, внести поправки и предложения. Но, пообещав сделать задачу к определенному моменту, каждый член команды должен был обеспечить выполнение этого обещания.
Работа функции равна работе в команде. Важно не только то, как ты выполняешь свою рабочую функцию, но и то, как ты выполняешь общие проектные цели и задачи в сотрудничестве с остальными.
Ошибки — это опыт. Не стыдно ошибаться, вынося из произошедшего уроки и исправляя ситуацию. Но если ты сделал ошибку, никому о ней сказав, это приведет к печальным последствиям для проекта и для тебя.
Проект не завершен, даже если он «почти» готов. Горнолыжник может идеально и сосредоточенно пройти сложную трассу почти до самого конца. Но, если он расслабится, предвкушая финиш за последним поворотом, то вероятность провала резко вырастет из-за потери концентрации. Так и в проектной работе: если работа выполнена на 99 %, она еще не выполнена.
На проекте нет «чужих шайб». Человек может не отвечать за какой-то фронт работ, но если появляется задача и для ее решения требуется участие этого сотрудника, то говорить, что это не отмечено в должностной инструкции, нельзя.
Проект можно только выполнить. На выполнение проекта часто влияют внешние обстоятельства. Но какими бы они ни были, необходимо прилагать все усилия для того, чтобы выполнить задачу. Нужно искать ресурсы, где это возможно и невозможно, придумывать максимально креативные решения.
Одним из инструментов, использовавшимся Оргкомитетом в проектной работе, стал метод контрольных точек. Этот метод позволяет разбить весь путь реализации проекта на тысячи пунктов и отслеживать то, как эти пункты достигались. Методика помогала решать проблемы, возникающие по ходу, мониторить прогресс и строить прогнозы на достижение следующих целей. Такие точки позволили фиксировать и понимать, когда будет получен результат, кто ответственен за его достижение, кто подтверждает, что этот итог соответствует требованиям, а также кто принимает результаты работы.
-----
Оргкомитет «Сочи-2014» — организация, учрежденная Олимпийский комитетом России для проведения Олимпийских и Паралимпийских игр в Сочи. Международный олимпийский комитет (МОК) — международная организация, занимающаяся проведением Олимпийских игр, а также популяризацией спорта и ценностей олимпийского движения.
Марина Починок — эксперт по управлению организациями и управлению изменениями. Имеет опыт работы на топ-позициях во многих компаниях, таких как Philips, THK–BP, «Сбербанк», «Кидзания». Работала вице-президентом по персоналу и волонтерам Оргкомитета «Сочи-2014». В настоящий момент Марина Починок является экспертом по управлению персоналом МОК и консультантом в области управления.