Ксения Трифонова о «работе вокруг работы» и эффективных коммуникациях внутри компании

Российский бизнес может терять более 8 трлн руб. в год из-за неэффективных внутренних коммуникаций, следует из исследования Школы управления СКОЛКОВО. По словам Ксении Трифоновой проблема актуальна и для мировой экономики.

Недавнее общемировое исследование показало, что в $10 трлн оцениваются потери мировой экономики от низкой вовлеченности сотрудников, которая вызвана как раз плохими внутренними коммуникациями и внутренним взаимодействием. Внутренние коммуникации в компании — довольно сложная структура, которая простирается за пределы организационной. Это в том числе личные отношения, кросс-функциональное взаимодействие, как вертикальное, так горизонтальное. Совещания, чаты, общение в курилке, корпоративные медиа. Часть этой системы подлежит управлению специальными людьми, которые находятся либо в блоке коммуникации, либо в блоке HR. Но существенная часть живет сама по себе и порождает определенный хаос и дополнительные сложности, на которых люди и теряют свое рабочее время.

С этим может быть связано и профессиональное выгорание: ощущение «много работы» складывается за счет дополнительных коммуникаций и взаимодействий, «работы вокруг работы».

Это часть работы, существенную часть которой можно было бы положить в определенные процессы и вынести за пределы оплачиваемого рабочего времени. Наш опрос показал, что управленцы в России тратят до 50 рабочих часов в месяц на дополнительные коммуникации, связанные с уточнением задач, переуточнением задач, на совещания.

Основные рекомендации для построения эффективного процесса внутренних коммуникаций

• Должна быть система опорных коммуникационных точек, форматов, инструментов, которые держат общий контур информированности организации. Это может быть общее собрание раз в месяц, еженедельная рассылка.
• Многие руководители в специфических или кризисных ситуациях, которые требуют мобилизации ресурсов внутри компании, включают форматы личного общения, от первого лица. Живое общение, не через почту или мессенджер, гораздо более эффективно, в том числе и внутри.
• Чем больше грядет в организации изменений, тем больше руководителю стоит объяснять, доносить информацию напрямую. Если этого не делать — возникают слухи, конфликтные ситуации, недопонимания, которые все равно позже проявятся.
• Стоит говорить о том, что важно для организации в настоящий момент: если сейчас период роста, то о том, какие приоритеты поставлены на ближайшее время, если кризис — мотивировать быть более экономными, более операционно эффективными и сдержанными в своих желаниях.
• Важно добавлять во внутренние коммуникации что-то за пределами рабочего процесса: активности и возможности, которые есть у сотрудников, внутренние инициативы: книжные клубы, беговые сообщества, театральные кружки. Это хороший контент, который объединяет организацию.

Как транслировать негативные новости?

У любой коммуникации есть три базовых функции: информирование, объяснение и вовлечение. Если оптимизация подразумевает, что сотрудникам придется брать на себя больше работы, осваивать новые компетенции, бережнее относиться к ресурсам, то разговор стоит начинать с вовлечения. Это взаимодействия и обсуждения с разными подразделениями, которых это касается. Зачастую на этом этапе находится довольно много возможностей для того, чтобы не доходить до самой неприятной стадии — сокращений.

Если же решение о сокращениях уже принято, то, конечно, сначала нужно поговорить с теми, кого это решение касается. Следующим шагом нужно информировать и объяснить всей остальной организации, почему это произошло, как это скажется на их дальнейшей работе, что будет дальше. Процесс строится от объяснения к информированию.

Международные исследования говорят о том, что лидеры, которые способны публично говорить не только об успехах компании, но и о сложностях, воспринимаются своими командами как более уверенные. Если ты публично что-то сказал, ты берешь на себя ответственность за реализацию этого решения. Умение говорить на сложные темы позиционирует лидера как сильного.

Послушать программу на сайте РБК