Как наладить рабочие процессы?
Общение. Поддерживать связь с командой в течение дня удобнее всего в групповых чатах. Хорошо, если это не будет чат в обычных мессенджерах или соцсетях (Telegram, WhatsApp и так далее), потому что у сотрудников будет соблазн, отвечая на сообщения, отвлечься и начать читать другие каналы, общаться с друзьями или листать ленты. Вот чем можно заменить стандартные мессенджеры.
- Slack (iOS, Android). Сервис позволяет создавать открытые или закрытые чаты (каналы) и вести личную переписку. Также можно настроить интеграцию со сторонними сервисами — например, оповещения о выполненных задачах в Trello или Jira (о них мы расскажем ниже). В бесплатной версии Slack можно создавать сколько угодно чатов, подключить пять сторонних сервисов и искать по последним десяти тысячам сообщений.
- Skype (iOS, Android). В Skype можно настроить групповые чаты.
- Microsoft Teams. Приложение доступно для пользователей пакета Office 365. В бесплатной версии — до трехсот пользователей в чате, возможность совершать голосовые и видеозвонки и демонстрировать экран.
Важно. На удаленке активность в чатах сильно возрастает. Вспомните правила вежливой переписки: не закидывайте коллег голосовыми сообщениями (по ним сложнее вести поиск), не пишите в чат по пустякам, ведите личную переписку в персональных чатах, постарайтесь формулировать мысли в одном сообщении, чтобы частые оповещения не отвлекали участников чата.
Конференц-коллы. Во время удаленной работы командам будет полезно чаще созваниваться — и желательно с видеосвязью. Во-первых, чтобы никто не чувствовал себя в изоляции. Во-вторых, потому что в переписке теряется часть важной невербальной информации и не всегда понятны интонации участников — из-за этого могут происходить конфликты. Вот какие программы помогут бесплатно организовать видеозвонки с несколькими участниками.
- Zoom (iOS, Android). Сервис позволяет организовать бесплатную конференцию на сто человек длительностью до сорока минут (потом можно будет переподключиться и снова разговаривать сорок минут бесплатно). Чтобы создать звонок, кто-то один должен зарегистрироваться в Zoom (можно авторизоваться через Facebook или Google), а затем отправить ссылку на конференцию остальным — им не потребуется регистрироваться или скачивать приложение. Также в Zoom можно открывать демонстрацию экрана, вести переписку в чате и записывать видеозвонок.
- Skype (iOS, Android). В Skype можно бесплатно организовать групповой видеозвонок на пятьдесят человек. Также для участников доступны демонстрация экрана и чат. Тем, у кого нет учетной записи в сервисе, можно отправить индивидуальную ссылку на приглашение в конференц-колл.
- Google+ Hangouts. Сервис от Google, где бесплатно можно провести видеозвонок на десять человек. Участники могут переписываться в чате, но его история сохраняется только до завершения группового звонка.
Доски задач. Самое сложное в удаленке — контролировать работу всех членов команды и демонстрировать собственные результаты. Работа станет прозрачнее, если использовать планеры и канбан-доски. Все они устроены по единому принципу: карточки с задачами располагаются в нескольких столбцах: to do (что предстоит сделать), in progress (чем сейчас занимаетесь), done (что выполнено). Вот несколько таких онлайн-досок:
- Trello;
- Jira;
- Todoist;
- Asana.
Продуктивность. Многим, кто привык работать в офисе, сложно концентрироваться без «всевидящего ока» начальства. Есть несколько сервисов и техник, которые помогут сосредоточиться на задачах. Вот они.
- Pomodoro. «Метод помидора» работает так: выполняете задачу непрерывно в течение двадцати пяти минут, потом устраиваете пятиминутный перерыв, затем снова работаете двадцать пять минут — и так далее. После четырех таких циклов вы заслуживаете большой пятнадцатиминутный отдых. Можно ставить себе таймер, использовать бесплатные сервисы или приложения (iOS, Android).
- Приложения, которые блокируют сайты. Иногда такие блокираторы ставят на рабочие компьютеры, чтобы сотрудники не отвлекались на соцсети. Настало время стать самому себе строгим начальником и закрыть доступ к отвлекающим сайтам самостоятельно. Это помогут сделать сервисы Self-Control, Focus, Freedom.
- Революционный метод. Созвонитесь по Skype или Zoom с коллегой (или всей командой) и работайте, не прерывая видеосвязь. Вероятность, что за вами наблюдают, позволит вам меньше отвлекаться на соцсети, домашние дела или прокрастинацию.
Как организовать рабочее место?
Ноутбук или компьютер. Идеально, если ваш работодатель позаботился о сотрудниках, выдал всем на дом рабочие ноутбуки и помог настроить нужные программы. Если нет — придется пользоваться домашним компьютером или, что хуже для бюджета, покупать новый. Во втором случае обязательно обращайте внимание на мощность, которая требуется для вашей работы. Выбрать новый ноутбук можно, к примеру, на «Яндекс.Маркете», «Беру» или «Плеер.ру» — офлайн-магазинов по известным причинам сейчас лучше избегать.
С рабочего стола домашнего компьютера лучше убрать все ярлыки, которые будут напоминать вам о «вольной жизни»: игры, папки с фильмами и фотографиями. В браузере желательно выйти из всех соцсетей и скрыть в «избранном» все ссылки, которые ждали вашей будущей прокрастинации. Самый действенный вариант — завести отдельную учетную запись, где не будет ничего, кроме рабочих файлов.
Стол. Здорово, если у вас уже есть удобный стол, предназначенный только для работы на компьютере или ноутбуке. Тогда вам осталось убрать с него все лишнее, что может хоть на секунду отвлечь внимание. Если стола нет, но есть возможность его купить (и место, куда его поставить) — самые дешевые варианты можно найти, например, в «Икее».
Если выделить отдельное место для работы никак не получается, то придется использовать обеденный стол. В этом случае позаботьтесь о строгом разделении рабочего и личного пространства. На время работы убирайте со стола еду, специи, салфетки — все, что будет напоминать о домашнем быте. В конце дня, наоборот, прячьте ноутбук, блокнот, телефон — все рабочее.
Стул. Важно, чтобы работать вам было максимально удобно, но при этом не расслабляюще уютно — то есть табурет, кресло и диван, скорее всего, не подойдут. Относительно недорогие офисные кресла с регулировкой высоты и спинки продаются в той же «Икее».
Как не отвлекаться?
Разделите рабочую и домашнюю жизнь. Идеально, если у вас есть отдельная комната, которую можно переоборудовать под рабочий кабинет. Но взглянем правде в глаза: если вы перешли на удаленку впервые только из-за карантина, то, скорее всего, кабинета у вас нет. Поэтому разделять работу и жизнь придется подручными средствами.
«Удаленщикам» часто рекомендуют переодеваться в офисную одежду перед началом работы. Но не все согласны с таким подходом. И потом, сложно заставить себя по доброй воле надеть костюм, а капроновые колготки для девушек и домашние животные — вещи и вовсе несовместимые. В качестве компромисса можно надевать рабочий «верх» (заодно будете всегда готовы к внезапным конференц-коллам) и уютный домашний «низ».
После завершения дня не забудьте убрать с глаз долой все вещи, которые будут напоминать вам о работе. Переводите смартфон в бесшумный режим, выключайте уведомления в чатах и почте.
Придерживайтесь расписания. Как бы ни был велик соблазн поменять рабочий график, помните, что карантин — не навсегда, рано или поздно вам придется вернуться к привычной работе с 9 до 18, а со сбитым режимом сделать это будет сложнее. Старайтесь просыпаться, как обычно, а время, которое вы раньше тратили на дорогу, потратьте на приятные ритуалы: вкусный завтрак, неторопливую чашку кофе или прогулку, если это возможно. Чтение тревожных новостей, кстати, лучше отложить на другое время.
Чтобы не отклоняться от рабочего ритма, используйте доски для планирования или ежедневник — дома, где каждый предмет отвлекает вас от рабочих обязанностей и практически ничто не напоминает об офисной жизни, это особенно важно. Не пропускайте перерыв на обед. Не задерживайтесь после окончания рабочего дня — это самый быстрый путь к выгоранию.
Делайте перерывы. В офисе вы время от времени переключаетесь на общение с коллегами, походы на кухню и к кулеру. Если вы работаете одни дома, возможностей для такого короткого отдыха станет меньше. Чтобы не терять продуктивность, заводите будильники или используйте технику Pomodoro, о которой мы писали выше.
Постарайтесь не заниматься домашними обязанностями в перерывы: так будет проще отвлечься и потерять время, а заодно и рабочий настрой. И не налегайте на перекусы — если будете открывать холодильник чаще обычного, в конце карантина рискуете обнаружить на весах неприятную цифру.
Помните о физической нагрузке. Раньше вы каждый день минимум два раза выходили на улицу: по пути в офис и обратно. Если вы не сидите на самоизоляции, постарайтесь придерживаться этого же правила и сейчас — например, гуляйте в обед и после рабочего дня (при этом желательно соблюдать дистанцию с окружающими в полтора метра — все-таки карантин). Почаще открывайте окна, а во время перерывов выходите на балкон, если есть такая возможность.
Ходить в спортзал, даже если его не закрыли из-за карантина, небезопасно. Но можно заниматься спортом дома. Вот подборка бесплатных приложений и каналов с идеями для домашнего фитнеса.
- Nike Training Club (iOS, Android). Подборка самых разнообразных тренировок: йога, кардио, бег.
- YouTube-каналы с йогой. Tara Stiles (английский язык), Livestrong Woman (английский язык), SarahBethYoga (английский язык), Yoga House (английский язык).
- YouTube-каналы с фитнесом. Fitness Blender (английский язык), Анна Цукур (русский язык), Xhit Daily (английский язык), Workout (русский язык), Lisa Maree (английский язык).
- Workout Trainer (iOS, Android). Тренировки с подробной техникой выполнения для разных групп мышц.
- Sworkit (iOS, Android). Круговые тренировки: кардио, йога, растяжка.
- Seven (iOS, Android). Семиминутные тренировки — идеально для небольших перерывов в работе.
Подумайте об окружающих. Возможно, вам мешают работать дети, родственники или соседи. Договориться с ними о тишине будет проще, если вы сами будете ее соблюдать. Постарайтесь не шуметь во время телефонных разговоров, надевайте наушники перед конференц-коллами, не включайте музыку фоном, если она мешает сосредоточиться вашим близким, которые тоже работают из дома.
Мыслите позитивнее. В работе из дома, даже вынужденной, можно найти много плюсов: вы не тратите время на дорогу и меньше устаете, освобождаетесь от шума и отвлекающих коллег в опенспейсе, можете выполнять задачи быстрее и больше отдыхать. Если у вас есть домашние животные — они наверняка в полном восторге. Читайте поменьше тревожных новостей и помните, что карантин — временная мера.
